Beratung

Neben den klassischen Themen, die durch die tägliche Arbeit bestimmt werden, wie beispielsweise umsatzsteuerliche Einschätzungen zu bestimmten Geschäftsvorfällen oder ertragsteuerliche Behandlung besonderer Vorgänge, beraten wir Sie gern zu komplexen und langfristigen Projekten. Prozessoptimierungen und Risikomanagement sind hierbei unsere Schwerpunkte.

Steuerberater Kuegler

Steuerberater Prozessoptimierung

Prozessoptimierung im Rechnungswesen

Anpassung von Standardauswertungen – Standardauswertungen sind schnell verfügbar und verlässlich. Gelegentlich bilden sie jedoch die vorhandenen Informationen nicht in der gewünschten Form und Tiefe ab oder sind zu umfangreich und unübersichtlich. Wir helfen Ihnen bei der Entwicklung individueller Auswertungen, mit denen Sie auf Knopfdruck die für Sie notwendigen Informationen erhalten.

Unterstützungsangebote für selbstbuchende Mandanten

Aufstellung von Kontenplänen – wir analysieren Ihren bestehenden Kontenplan und entwickeln auf der Basis von Standardkontenrahmen mit Ihnen einen an die aktuellen Bedürfnisse der Unternehmensleitung und des internen Controllings angepassten Kontenplan. Dabei werden insbesondere die individuellen umsatzsteuerlichen und bilanziellen Besonderheiten des Unternehmens berücksichtigt.

Entwicklung von Kostenstellensystemen – wir beraten und unterstützen Sie beim Aufbau und der Pflege Ihrer Kostenstellen. Unabhängig davon, ob Sie die Geschäftsvorfälle nur zu Teilen über Projektkostenträger abbilden wollen oder eine vollständige Prozessabbildung im Rechnungswesen wünschen, helfen wir Ihnen bei der Entwicklung und Implementierung.

Unterstützung bei der Auswahl von Softwaresystemen – Rechnungswesensysteme sind vielfältig und verschieden. Wir beraten Sie bei der Auswahl des für Ihre Bedürfnisse passenden Systems. Dabei können wir bei Bedarf auf die Löschungen unseres Softwarepartners, die DATEV e.G., zurückgreifen.

Mitwirkung bei der Entwicklung von Datenschnittstellen – viele Daten zum Rechnungswesen liegen heute in digitaler Form vor. Mehrfacherfassungen sind fehleranfällig und unökonomisch. Wir unterstützen Sie daher bei der Entwicklung von Schnittstellen in Ihre Rechnungswesensysteme.

Anpassung von Standardauswertungen – Standardauswertungen sind schnell verfügbar und verlässlich. Gelegentlich bilden sie jedoch die vorhandenen Informationen nicht in der gewünschten Form und Tiefe ab oder sind zu Umfangreich und unübersichtlich. Wir helfen Ihnen bei der Entwicklung individueller Auswertungen, mit denen Sie auf Knopfdruck die für Sie notwendigen Informationen erhalten.

Digitalisierung des Belegdurchlaufs – das Standardschlagwort der Optimierung ist die Digitalisierung. Doch eine vollständige Digitalisierung des betrieblichen Rechnungswesens ist nicht für jedes Unternehmen vorteilhaft. Welche Möglichkeiten bestehen und mit welchem Aufwand diese verbunden sind, erfahren Sie hier.

Verbesserung der Papierbelegverwaltung – auch wenn eine vollständige oder teilweise Digitalisierung für Sie nicht geeignet ist, lassen sich die Belegverwaltung und der Belegaustausch verbessern. Wir entwickeln mit Ihnen prüfungssichere Ablagesysteme und Verarbeitungsprozesse.

Anpassungen von Zahlungsprozessen und Forderungsverwaltung – durch einen gut eingestellten Zahlungsprozess lassen sich Zahlungsziele verlässlich erfüllen und Skontolinien optimal ausnutzen. Bei der Forderungsverwaltung ist ein straffer und effizienter Mahnprozess für die Erhaltung der Zahlungsfähigkeit des Unternehmens unerlässlich. Wir können Sie bei der Verbesserung dieser Prozesse unterstützen.

Optimierung von Prozessen bei Kanzleimandaten

Bei der Aufteilung der Rechnungswesenprozesse zwischen Ihnen als Mandant und uns als Dienstleister zur Erstellung der Buchführung oder der steuerlichen Aufzeichnungen sind ein sinnvoller Schnittpunkt und die klare Aufgabentrennung unerlässlich für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Wo sich die Schnittpunkte befindet, bestimmen Sie:

Rechnungserstellung -> Erfassung von Ausgangsrechnungen im Rechnungsausgangsbuch -> Offene-Posten Kontrolle und Mahnwesen

Erfassung von Eingangsrechnungen im Rechnungseingangsbuch -> Bezahlung von Ausgangsrechnungen -> Offene-Posten-Kontrolle

Auch im Bereich der Lohnabrechnungen können wir Ihnen digitale Vorerfassungssysteme und Checklisten zur Verfügung stellen, die die Weiterverarbeitung vereinfachen und effektiveren. Nähere Informationen dazu finden Sie hier.

Auf Wunsch übermitteln wir die mit Ihnen abgestimmten Auswertungen und Detailinformationen in Ihrem Namen direkt an externe Partner wie Kreditinstitute, Bonitätsunternehmen und Factoringgesellschaften.

Ihre Vorteile

  • Kostenreduzierung durch Vermeidung von Doppelterfassungen
  • Qualitätssteigerung in der Finanzbuchführung und der Lohnbuchführung
  • effizienteres Forderungsmanagement
  • verbesserte Aussagekraft der wirtschaftlichen Unterlagen
  • Vereinfachung des Controllings mittels Planvergleichen und individualisierten Auswertungen

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Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Mit Digitalisierung verfolgen wir ein klares Ziel: Wir wollen monotone Arbeit, die aus Routine besteht, durch Softwaresysteme und Prozesse ersetzen, um uns auf das Wesentliche zu konzentrieren – auf die Lösung komplexer Sachverhalte. Daher ist es uns wichtig, dass wir Digitalisierung nur dort einsetzen, wo sie zu besseren Ergebnissen führt, also effektiver ist als eine analoge Bearbeitung.

Digitalisierung in der Lohnbuchführung

Der Fokus bei der Digitalisierung des Lohnabrechnungsprozesses liegt auf der Standardisierung von Abläufen:

Vorerfassung von Stammdaten, Veränderungen und Bewegungsdaten in Ihrem Unternehmen über die „digitale Personalakte“ – hierbei werden bei der Ersteinrichtung alle relevanten Lohnunterlagen digitalisiert und in einem zentralen Softwareprogramm (digitale Personalakte) verwaltet. Vor jeder Entgeltabrechnung erfassen Sie Stammdatenveränderungen und Bewegungsdaten in hierfür entwickelten Checklisten, welche dann ebenfalls in die digitale Personalakte gespeichert werden.

Die Abrechnung erfolgt auf Basis der in der digitalen Personalakte verfügbaren Daten zu einem fest vereinbarten Monatstermin entweder durch einen Mitarbeiter der Kanzlei oder durch einen Mitarbeiter der DATEV e.G.

Die Lohnauswertungen werden Ihnen vollständig digital zur Verfügung gestellt. Auf Wunsch kann auch ein Onlineportal für die einzelnen Arbeitnehmer eingerichtet werden, auf dem die Entgeltabrechnungen der Arbeitnehmer monatlich gespeichert werden und so dauerhaft im Zugriff bleiben.

Ihre Vorteile

  • Kostenreduzierung durch Vermeidung von Doppelterfassungen
  • ständige Verfügbarkeit aller relevanten Verträge und Personalunterlagen
  • Teilnahme an digitaler Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung und die Rentenversicherungsträger möglich

Digitalisierung in der Finanzbuchführung

Ohne die Papierverwaltung in der Finanzbuchführung bzw. die steuerlichen Aufzeichnungen zu ersetzen, können zahlreiche Digitalisierungsschritte zu einer effektiveren Bearbeitung der Papierbelege und damit zur Kostensenkung beitragen:

Entwicklung gleichlaufender Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Kostenstellen und Projekte) Vorerfassung von Eingangsrechnungen im digitalen Rechnungseingangsbuch Vorerfassung von Ausgangsrechnungen im digitalen Rechnungsausgangsbuch Bereitstellung der Rechnungsausgangssätze über programmierte Schnittstellen Bereitstellung des Kassenbuches in digitaler Form Bereitstellung der Bankdaten über das Rechenzentrum der DATEV e.G.

Voraussetzung für die Akzeptanz von vollständig digitalisierten Unterlagen in der Finanzverwaltung ist der Aufbau und die Dokumentation eines individuellen Verfahrens, in dem alle Schritte der rechtskonformen Digitalisierung und Weiterverarbeitung enthalten und nachvollziehbar aufgezeichnet sind.

Die Bundessteuerberaterkammer und der Deutsche Steuerberaterverband haben hierzu eine Musterverfahrensdokumentation entwickelt, die als Vorlage verwendet werden kann.

Wir unterstützen Sie bei der Entwicklung Ihres individuellen Prozesses auf Basis der anerkannten Vorlagen und helfen Ihnen bei der Implementierung in Ihre Unternehmensabläufe.

Die digitalen Belege können dann über unser Cloudsystem iDGARD oder über das Portal „Unternehmen online“ der DATEV e. G. im Rechnungswesen weiterverarbeitet werden. Die Aufbewahrung der Papierbelege ist dann nicht mehr notwendig, diese können sofort nach der Digitalisierung entsorgt werden.

Ihre Vorteile

  • Kosteneinsparung durch Reduzierung von Archivflächen
  • Verschlankung des Ablageprozesses
  • verbesserter Zugriff auf die Dokumente durch zentrale digitale Ablage

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Unternehmensplanung und Controlling

Gerade in kleinen und mittelgroßen Unternehmen sind Planung und natürlich auch das hierauf folgende Controlling wichtig, um langfristige Erfolge zu erzielen. Oft scheuen sich Unternehmer jedoch vor dem Aufwand, der hiermit verbunden sein kann. Wir helfen Ihnen, Ihre Planung im operativen Bereich schlank und sicher zu gestalten und entwickeln mit Ihnen übersichtliche Instrumente für das Controlling, damit Sie professionell arbeiten können

Analyse der Geschäftsfelder und Kundenstruktur

  • Welches Geschäftsfeld macht den meisten Umsatz?
  • Welches Produkt oder welche Dienstleistung wird am häufigsten bestellt?
  • Wie hoch sind die hiermit verbundenen Kosten?
  • Welche Kunden sind am Umsatzstärksten?
  • Wie teilen sich die Personalkosten auf?

Entwicklung von Planungszielen

  • Was ist meine Unternehmensvision?
  • Was will ich konkret erreichen – in Bezug auf Umsatz, Personal oder beispielsweise Überschuss?
  • Was ist hierfür materiell notwendig?
  • Bis wann soll die Umsetzung erfolgt sein?

Controlling

  • Regelmäßige Kontrolle der Zieldaten – Umsatzerreichung, Kostenreduzierung u.s.w. – auf Basis der monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen.
  • Wurden die Ziele erreicht? Wenn nicht, warum?
  • Anpassung von Zielen oder Prozessen zur Verbesserung.
  • Neue Planung.

Analyse der Geschäftsfelder und Kundenstruktur

Entwicklung von Planungszielen

Controlling

  • Welches Geschäftsfeld macht den meisten Umsatz?
  • Welches Produkt oder welche Dienstleistung wird am häufigsten bestellt?
  • Wie hoch sind die hiermit verbundenen Kosten?
  • Welcher Kunden sind am Umsatzstärksten?
  • Wie teilen sich die Personalkosten auf?
  • Was ist meine Unternehmensvision?
  • Was will ich konkret erreichen – in Bezug auf Umsatz, Personal oder beispielsweise Überschuss?
  • Was ist hierfür materiell notwendig?
  • Bis wann soll die Umsetzung erfolgt sein?
  • Regelmäßige Kontrolle der Zieldaten – Umsatzerreichung, Kostenreduzierung u.s.w. – auf Basis der monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen
  • Analyse der Abweichungen
  • Anpassung von Zielen oder Prozessen zur Verbesserung
  • Neue Planung

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Ihre Vorteile

  • Sie erkennen erfolgreiche Unternehmensbereiche und identifizieren nicht gewinnbringende Produkte.
  • Sie unterscheiden erfolgsfördernde Kunden und erkennen deren Bedürfnisse.
  • Sie stellen eventuellen Finanzierungsbedarf frühzeitiger fest und können angepasst Handeln.
  • Sie erhalten aussagekräftige Unterlagen beispielsweise für die Investorensuche oder das Gespräch mit Ihrer Bank.

Risikomanagement

Wissen Sie genau, welche Risiken für Sie und Ihr Unternehmen bestehen und wie Sie hierauf im Einzelnen reagieren können und müssen, um Ihre Existenz nicht zu gefährden? Wenn nicht, sollten hieran zeitnah etwas ändern!

Es muss dabei kein vollständiges EDV-gestütztes Risikomanagementsystem eingerichtet werden. Jedoch sollten Sie sich die wesentlichen Risiken bewusst machen, die die Existenz Ihres Unternehmens ernsthaft gefährden können. Das können beispielsweise finanzielle Risiken sein, wenn bestehende Kreditlinien nicht verlängert werden und keine alternativen Finanzierungsmöglichkeiten vorhanden sind. Oder Risiken im Bereich der Informationssicherheit, wenn Ihre IT-Infrastruktur durch einen Angriff von außen oder durch einen technischen Defekt geschwächt wird. Denkbar sind auch personelle Risiken, wenn wichtiges Know-how durch Krankheit oder Kündigung von Mitarbeitern verloren geht.

Wir analysieren gemeinsam die wichtigsten Bereiche und entwickeln mit Ihnen rechtssichere Konzepte zur Risikominimierung.

Dabei werden die jeweiligen rechtlichen und finanziellen Auswirkungen aufgezeichnet und wirksame Konzepte zur Vermeidung oder Minderung der Risiken erarbeitet. Zudem unterstützen wir Sie bei der Gestaltung von verbindlichen Unternehmensrichtlinien sowie Verfahrens- und Arbeitsanweisungen.

Ihre Vorteile

  • Identifizierung wesentlicher Risiken
  • Minderung bestehender Risiken durch Prozessanpassungen und andere Maßnahmen
  • erhöhte Rechtssicherheit durch Richtlinien und Anweisungen